Hệ thống AI tôi dùng để vận hành công việc một mình

Hệ thống AI vận hành một mình là bộ công cụ và agent tôi dựng để gánh phần việc lặp lại, thay vì thuê người. Tôi làm việc một mình, không có trợ lý hay đội vận hành, nhưng mỗi ngày vẫn có hàng chục việc nhỏ: ghi chép, trả lời tin nhắn, lưu tài liệu, theo dõi máy chủ, viết nội dung, tải và xử lý video. Bài này mô tả hệ thống đó đang chạy thế nào đến tháng 10/2026, gồm máy Mac, máy Windows, n8n, Obsidian và Telegram, để bạn thấy một người làm một mình có thể tổ chức AI ra sao. Đây là cách làm của riêng tôi, chưa phải khuyến nghị chung. Ví dụ, bạn không cần hai máy để bắt đầu: một quy trình n8n nhỏ cũng đủ. Bài gồm bốn phần: chia vai, quy trình tự động, trí nhớ ba tầng và bài học rút ra.

Hệ thống chia vai như một đội nhỏ ra sao?

Hệ thống của tôi là một đội nhỏ gồm ba "thành viên", mỗi phần làm một việc rõ ràng thay vì dùng một chatbot cho mọi thứ. Theo cách tôi vận hành đến tháng 10/2026, ba phần là:

• Bộ não điều phối chạy trên máy Mac: nơi chứa dữ liệu, các quy trình tự động và cổng kết nối tới các mô hình AI.
• Cánh tay chấp hành chạy trên một máy Windows: một AI agent nhận việc từ bộ não, thao tác trình duyệt, tải và bóc tách video, trả lời qua Telegram.
• Kho tri thức là một vault Obsidian: chiến lược, quy trình, nhật ký hằng ngày đều là file markdown mà cả tôi lẫn agent cùng đọc được.

Hai máy nối với nhau qua mạng riêng, nên agent ở máy Windows gọi được dịch vụ ở máy Mac mà không phải mở cổng ra Internet. Ví dụ, khi tôi nhắn một yêu cầu tải video qua Telegram, cánh tay chấp hành nhận việc, tải về, rồi bộ não ghi kết quả vào kho tri thức. Cuối cùng, tôi chỉ mở vault để xem lại.

Quy trình tự động và cổng AI vận hành thế nào?

Phần lớn việc lặp lại đi qua n8n, một công cụ tự động hoá kéo thả mà tôi tự cài trên máy. Mỗi quy trình là một chuỗi bước: nhận dữ liệu, xử lý, gọi AI nếu cần, rồi ghi kết quả về đúng chỗ. Các agent cũng nhắn việc cho nhau qua một webhook trên n8n. Mỗi tin nhắn có cùng một khuôn gồm bốn phần: ai gửi, gửi cho ai, loại việc (giao việc, trả kết quả, cảnh báo, cập nhật trạng thái) và nội dung. Ví dụ, một quy trình nhận tin qua Telegram, gọi mô hình qua 9Router, rồi ghi kết quả vào Obsidian. Nhờ khuôn chung này, tôi thêm agent mới mà không phải viết lại cách chúng nói chuyện.

Mọi lời gọi AI đi qua một cổng định tuyến (tôi dùng 9Router), nên tôi đổi mô hình cho từng việc mà không phải sửa từng quy trình. Đầu tiên, việc cần suy luận kỹ dùng mô hình mạnh. Tiếp theo, việc đơn giản dùng mô hình rẻ. Nhờ đó tôi không gắn chặt với một nhà cung cấp duy nhất.

Trí nhớ ba tầng hoạt động thế nào?

Trí nhớ ba tầng là cách tôi khắc phục điểm yếu lớn nhất của chatbot: quên. Ba tầng gồm:

1. Trí nhớ ngắn hạn cho các sự kiện, thói quen, thông số hay dùng. Agent ghi và đọc lại nhanh.
2. Cơ sở dữ liệu tri thức (Postgres có tìm kiếm theo ngữ nghĩa) cho tài liệu dài, kịch bản, kiến thức lớn. Tài liệu được cắt thành đoạn và chuyển thành vector để AI tìm đúng đoạn liên quan.
3. Vault Obsidian cho những gì tôi cần đọc và chỉnh bằng tay, viết bằng Markdown: chiến lược, quy trình làm việc, nhật ký ngày.

Mỗi khi một agent bắt đầu phiên làm việc, agent đọc file trạng thái chung trước, rồi mới làm việc. Khi kết thúc, agent ghi lại đã làm gì. Nhờ vậy agent sau biết agent trước đã làm tới đâu. Ví dụ, một agent mở phiên sáng nay sẽ thấy ngay việc dở dang từ hôm qua.

Website và bài học rút ra là gì?

Website này là một phần của hệ thống: trang bạn đang đọc, trang khoá học và cửa hàng đều do tôi xây và vận hành cùng AI agent. Bài viết, thư viện công cụ và prompt được quản lý trong trang quản trị. Agent đọc và đề xuất nội dung qua MCP, nhưng mọi thứ agent viết đều vào hàng chờ duyệt trước khi lên trang.

Tôi rút ra ba bài học:

• Bắt đầu từ một việc, không phải từ cả hệ thống. Hệ thống này lớn dần từ những quy trình rất nhỏ.
• Ghi lại mọi thứ. File trạng thái và nhật ký ngày giữ cho nhiều agent làm việc ăn khớp với nhau.
• Con người duyệt khâu cuối. AI làm nhanh, nhưng việc đăng lên, gửi đi hay xoá vẫn qua tay tôi.

Nếu bạn cũng đang làm một mình và muốn bắt đầu tự động hoá, bài tiếp theo tôi viết về cách chọn việc đầu tiên nên giao cho AI.

Đọc thêm: Tôi để tác tử AI xây và vận hành cả website; Quy trình "SOP hóa" toàn bộ công ty; "Một tuần làm việc 20 giờ".